Diferencias entre POP e IMAP en el correo electrónico y particularidades de Gmail

Diferencias entre POP e IMAPA pesar de que el correo electrónico es ya un veterano de Internet, muchos usuarios no conocen bien las diferencias, ventajas e inconvenientes, de las dos principales maneras de configurar el email en un cliente de correo electrónico en el ordenador, smartphone o tableta: por POP o IMAP.

En este artículo explico esas diferencias generales entre POP e IMAP. En caso de usar Gmail o Google Apps, los señores de Google lo han hecho de una manera un poco diferente que conviene tener en cuenta para evitar sorpresas.

Es cierto que muchos usuarios comprueban sus emails en una página web (servicio de webmail) pero la mayoría, sobre todo en entornos profesionales, lo hace utilizando un cliente de correo electrónico para el ordenador, smartphone o tableta por comodidad.

POP (Post Office Protocol) e IMAP (Internet Message Access Protocol) (también conocidos con su número de versión como POP3 o IMAP4) son los dos protocolos de recepción de correo electrónico más utilizados y extendidos. Prácticamente todos los programas de correo electrónico actuales son capaces de utilizarlos (como por ejemplo Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird o Apple Mail, por citar algunos).

Para explicar el funcionamiento en cada caso, haremos el símil con las cartas convencionales y un apartado de correos.

¿Cómo funciona el protocolo POP?

Configuración POP en Windows Live Mail

Configuración POP en Windows Live Mail

Si configuramos una cuenta de correo electrónico por POP en un dispositivo, cada vez que queramos comprobar el mail, éste se conectará a Internet y descargará los mensajes al almacenamiento local, donde quedarán guardados. Tardará más o menos tiempo en función de la cantidad de mensajes y de su peso y adjuntos.

Una vez en el equipo, ya sería posible desconectar Internet si así se desea. Si se contesta un correo electrónico, se lee o se borra, se ordena en una estructura de carpetas y subcarpetas, etc.  solo se almacena en el ordenador o terminal. Si al disco duro le pasase algo, los correos, tanto enviados como recibidos y su organización, se perderían (si no se tiene una copia de seguridad).

Es posible configurar en el cliente de correo electrónico que los mensajes recibidos (no los enviados, que están en local) se borren del servidor una vez descargados o que los conserve indefinidamente (o solo durante unos días). Si elegimos conservarlos y tenemos algún ordenador o dispositivo más y configuramos la cuenta, volveremos a descargar todos los mensajes, independientemente de que en otro equipo los hayamos leído, contestado o borrado. Aparecerán intactos.

El equivalente con las cartas convencionales y un apartado de correos sería que cada vez que quisiésemos comprobar si tenemos correo, tendríamos que ir a la oficina postal, recogeríamos las cartas y nos las llevaríamos a casa. Ahí las podríamos ordenar, eliminar, leer, contestar, etc. todas las veces que queramos sin tener que desplazarnos de nuestro domicilio. Eso sí, si por alguna razón se dañasen o rompieren las cartas en casa, no se podrían recuperar.

Configuración de POP 3 para que no se borren los mensajes del servidor

Configuración de POP 3 para que no se borren los mensajes del servidor

Ventajas del POP:

  • El correo se almacena localmente y es posible acceder a él sin conexión a Internet
  • Se pueden escribir nuevos mensajes o responder a correos electrónicos y dejarlos en la bandeja de salida a la espera de tener Internet

Inconvenientes del POP:

  • Si le ocurre algo al dispositivo utilizado, se pierden los correos recibidos y, sobre todo, los enviados, así como la estructura de carpetas creada
  • Si configuramos la cuenta en varios equipos, activando la opción de que no se eliminen del servidor, siempre se descargarán todos, sin indicar si se han leído, contestado o borrado
  • Si dos equipos intentan acceder a la misma cuenta a la vez en el mismo momento, a uno le dará error (durante la descarga de mensajes, se bloquea el acceso desde otros dispositivos). Es el típico mensaje de “Account locked

¿Cómo funciona el protocolo IMAP?

POP o IMAP en el iPhone

POP o IMAP en el iPhone

A diferencia del POP, si se configura una cuenta por IMAP4, los correos están siempre en el servidor. Cada vez que queremos consultarlos, necesitamos Internet ya que no se trasladan ni almacenan de forma permanente en el equipo local.

El acceso es muy rápido ya que al entrar en la cuenta se visualiza solo la lista de los mensajes. Éstos solo se descargan cuando decidimos abrirlos (aunque se puede configurar que los descargue temporalmente para evitar demoras al leerlos).

Los mensajes y su estado, salvo que se borren, quedan en el servidor. Si los hemos organizado en carpetas, leído, reenviado o contestado, aparecerán donde deben estar, con la marca de leído, reenviado o contestado independientemente del dispositivo con el que accedamos si se configuran por IMAP. Si, por ejemplo, entramos primero con el ordenador, leemos y respondemos a algunos y eliminamos otros, cuando luego visualicemos los mensajes de correo electrónico desde el Smartphone, por ejemplo, ya no se verán los eliminados, y los leídos aparecerán como ya visualizados.

Si se envía un mail por IMAP, éste se queda en la carpeta de elementos enviados del servidor (si así se desea), por lo que si le ocurre algo al equipo desde el que se manda (digamos que explota, por ponernos en un caso límite) no pasa nada ya que se ha guardado en Internet, a diferencia de lo que pasaba con el POP. Desde el móvil podemos acceder siempre a todos los enviados y recibidos (algo muy muy práctico).

Correo electrónico

Correo electrónico

Si una cuenta se configura por IMAP, varios dispositivos pueden acceder a ella de manera concurrente, a diferencia del caso del POP en el que solo puede haber un usuario que descargue los mensajes de forma simultánea.

El webmail es realmente un servicio más que se conecta al servidor por IMAP. Por tanto, desde ahí también se podrían ver los mensajes (leídos, contestados, etc.) tal y como se haría desde el cliente del ordenador o el smartphone si se han configurado por IMAP.

El equivalente con las cartas y el apartado de correos sería que cada vez que quisiésemos leer los mensajes, responderlos, reenviarlos, borrarlos, organizarlos, etc. tendríamos que desplazarnos hasta la oficina postal  y hacerlo desde ahí (no podríamos trabajar en casa). Si la oficina estuviese cerrada (es decir, si no funcionase Internet) no podríamos hacer nada. Eso sí, la ventaja es que una vez ahí siempre podríamos ver el estado de nuestras cartas sin que haya duda de si han sido leídas, etc.

Ventajas del IMAP:

  • Los mensajes no dependen de la integridad de un equipo de nuestra propiedad. Independientemente de lo que le ocurra a nuestros dispositivos, los datos están a salvo en el servidor
  • Se puede acceder sin problema de manera concurrente desde varios dispositivos
  • Se sabe sin duda si un mensaje ha sido leído, contestado, reenviado, etc. y la estructura de carpetas se puede consultar desde todos los terminales configurados porque está en el servidor
Correos por IMAP en el iPhone (izquierda) y en el PC (derecha): se observa que en los leídos aparecen como leídos e incluso tienen el icono (flechita) de respondidos los que fueron contestados

Correos por IMAP en el iPhone (izquierda) y en el PC (derecha): se observa que en los leídos aparecen como leídos e incluso tienen el icono (flechita) de respondidos los que fueron contestados

Inconvenientes del IMAP:

  • Es necesario tener conexión a Internet para ver los mensajes
  • Dependemos de un servidor externo y de su fiabilidad. Si tienen un problema y se pierden los mensajes y no los pueden recuperar, no podremos hacer nada. Si el espacio de almacenamiento es limitado, como todo se guarda en el servidor, deberemos borrar elementos y no se podrá guardar indefinidamente (gracias Jose por la aportación en los comentarios)
  • Se tarda un poco más en abrir el mensaje que se desea leer porque se debe descargar (en el caso del POP la descarga es previa)

Mi opinión sobre el POP y el IMAP y mi opción personal

Viendo las ventajas e inconvenientes de cada sistema, parece claro que lo mejor es usar siempre IMAP, pero ¿por qué solo IMAP? En mi caso hace tiempo que tengo configuradas por IMAP mis cuentas personales y profesionales en el smartphone, tableta y equipos fijos y portátiles, ya que me permite tener siempre a mano todos los correos, tanto los enviados como los recibidos e identifico fácilmente los mensajes pendientes de leer.

No obstante, también las tengo por POP con la opción de que dejen una copia de los mensajes en el servidor. De esta manera, me aseguro de no perder nunca los mensajes recibidos si al servidor de correo le pasa algo o no tengo conexión (además, para buscar entre los correos, va mucho más ágil).

¿Y qué pasa con Gmail y el correo de Google Apps? Particularidades de Google en el IMAP y en el POP

Lo comentado hasta ahora son generalidades de funcionamiento de los protocolos POP e IMAP que cumplen todas las cuentas en servidores normales que yo haya visto en los últimos 15 años. ¿Por qué menciono a una empresa en concreto (a Google)? Porque su versión de IMAP y de POP no funcionan exactamente igual que las demás y tiene algunas diferencias que conviene conocer y que me han sorprendido, la verdad. Alguna, en mi opinión, está bien, pero otras no tanto.

Carpetas/etiquetas IMAP en Gmail

Carpetas/etiquetas IMAP en Gmail

Recordemos que ya Gmail toma sus propias decisiones, por ejemplo no borrar los mensajes sino archivarlos (en este artículo explico cómo permitir que se borren y no se archiven en el iPhone, iPad o iPod touch).

Particularidades del IMAP de Google (Gmail y Google Apps):

  1. Google no organiza por carpetas sino que lo hace por etiquetas. Es posible incluso crear filtros en el webmail para categorizar automáticamente los mensajes. Esto provoca que un mismo correo electrónico puede estar en varias carpetas a la vez, lo que resulta un poco confuso. Lo mismo ocurre con la carpeta “todos” donde están todos, enviados y recibidos (aunque no niego la utilidad de las etiquetas)

Particularidades del POP de Google (Gmail y Google Apps):

Reconozco que me han sorprendido positiva y negativamente. Me explico:

  1. Todos los correos electrónicos enviados teniendo la cuenta configurada por POP, aunque solo deberían quedarse en equipo local, tal y como expliqué antes, son enviados también al servidor y se almacenan en la carpeta de enviados. Esto es muy bueno ya que evita tener que mandarse el mensaje con copia oculta (cc0) a uno mismo para tener una copia de seguridad del mismo, aunque hay que tenerlo en cuenta, ya que puede darse el caso de que ciertos mensajes no queramos que queden ahí guardados. En este caso, habría que tener la precaución de ir a propósito a eliminarlos.
  2. Configuración del POP e IMAP en Gmail

    Configuración del POP e IMAP en Gmail

    Si habilitamos y configuramos una cuenta por POP en varios equipos (por ejemplo para que la consulen dos personas), Google «se pasa de listo» y solo descarga en un equipo los mensajes que no hayan sido previamente «bajados» en otro, independientemente de que marquemos la opción “guardar una copia de los mensajes en el servidor”. Le da lo mismo. Él solo muestra aquellos que no han sido previamente descargados por POP. Parece difícil de creer y ni yo mismo daba crédito pero es así.

    La única manera de poder descargar siempre todos los mensajes por POP en todos los dispositivos tiene truco: hay que activar el modo reciente: hay que anteponer recent: al nombre de usuario de la cuenta que tengamos, de la forma: recent:(nombre de la cuenta que sea). De esta manera, se descargan todos los de los últimos 30 días.

    Eso sí, la mala noticia es que además de los recibidos, en la bandeja de entrada descargaremos también todos los que enviemos. Hay que eliminarlos todos (si no los queremos) o crear un filtro en el webmail para que borre todos aquellos que se reciben y el remitente sea nuestra cuenta. Un lío, vamos. Se puede consultar que todo esto es así en esta página de Gmail: Incidencias POP comunes.

¿Conocías estas particularidades de Gmail? ¿Usas POP o IMAP?

http://es.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol
http://es.wikipedia.org/wiki/Post_Office_Protocol

 

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