¿Gmail lleno? 7 ideas para liberar espacio que quizá no conozcas

Gmail ofrece 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito, y aunque hace unos años parecía mucho, hoy en día ya no lo es tanto y si se usa intensivamente, acaba lleno y presenta el mensaje:

No puedes ni enviar ni recibir correos porque no tienes espacio de almacenamiento. Intenta desocupar algo de espacio o comprar más espacio.

¿Qué hacer ante esta situación? Aquí se plantean 7 recomendaciones que son las que utilizo yo cuando me ocurre, ya que al usar Gmail solo como cuenta de almacén y no consultarla, pasado un tiempo, se llena.

Gmail: No puedes enviar ni recibir correos porque no tienes espacio de almacenamiento

Gmail: No puedes enviar ni recibir correos porque no tienes espacio de almacenamiento

Hay que tener en cuenta que esos 15 GB se comparten entre Gmail, Google Drive y Google Photos, por lo que si se hace un uso intensivo de los servicios de Google, la forma más sencilla de ampliar la capacidad puede ser pasar por caja y contratar alguno de los planes de pago (bastante exagerados en capacidad y precio excepto el primero y quizá el segundo en mi opinión, aunque cada uno tendrá su público):

  • 100 gigabytes por 1,99 $ al mes
  • 1 terabyte (1000 gigabytes) por 9,99 $ al mes
  • 10 terabytes por 99,99 $ al mes
  • 20 terabytes por 199,99 $ al mes
  • 30 terabytes por 299,99 $ al mes
Opciones de almacenamiento en Google

Opciones de almacenamiento en Google

De vez en cuando Google realiza acciones puntuales que, si se llevan a cabo, amplían gratuitamente el espacio disponible, por lo que conviene estar atento. La última fue en febrero de 2015 y regalaban 2 GB de espacio extra tal como hace Dropbox a veces y explicaba en el artículo 10 trucos para Dropbox poco conocidos.

Si se desea seguir con el plan gratis, las acciones a realizar para solucionar el problema de Gmail lleno son:

Cómo liberar espacio en la cuenta de Gmail

  1. Vaciar la papelera

Es una obviedad, pero los archivos eliminados siguen ocupando espacio de la cuenta. Se eliminan automáticamente en cuanto lleven 30 días en la papelera, pero si se necesita el espacio ya, se puede entrar en ella a través del webmail de Gmail y “Vaciar la papelera ahora”.

Eliminar mensajes de la papelera

Eliminar mensajes de la papelera

  1. Vaciar la carpeta de spam

Otro sitio donde suele haber bastantes mensajes de correo electrónico es en la de spam. Al igual que en el caso anterior, conviene revisarla con frecuencia no solo para vaciarla (también a través de la opción “Eliminar todos los mensajes de spam ahora”), sino también por si se ha etiquetado como mail no deseado alguno que no debería serlo.

En mi caso, en una cuenta de Gmail de almacén, tenía unos 1.194 mensajes que ocupaban poco más de 30 MB.

Vaciar spam en Gmail

Vaciar spam en Gmail

  1. Descargar por POP

Si se desean conservar los correos electrónicos de Gmail pero ésta, sencillamente, está llena, se pueden descargar y almacenar en un ordenador y eliminarlos de la cuenta, liberando de esta manera el espacio ocupado.

Para hacer esto, hay que ir a los ajustes de Gmail en la web, apartado “Reenvío y cuentas POP/IMAP” y habilitar el servicio POP (diferencias entre POP e IMAP), bien para todos los correos, o solo para los que se reciban a partir de este momento. Lógicamente, la primera opción es la que más interesa.

El comportamiento de lo que ocurre cuando se descargan, también se puede configurar. En nuestro caso interesa en el apartado “Cuando se accede a los mensajes a través de POP”, seleccionar en el desplegable “Eliminar la copia de Gmail”.

Configuración de POP en Gmail

Configuración de POP en Gmail

A continuación, hay que configurar en el cliente de correo del ordenador la cuenta (Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird, Apple Mail, etc.).

En este apartado se encuentran indicaciones para configurar Gmail en los diferentes programas por POP3, pero, en general, los datos necesarios son:

Servidor de correo entrante POP3: pop.gmail.com
Utilizar SSL:
Puerto: 995

Servidor de correo saliente (SMTP) – requiere TLS o SSL: smtp.gmail.com
Utilizar autenticación:
Puerto para TLS/STARTTLS: 587
Puerto para SSL: 465

Nombre de usuario: la dirección de correo electrónico completa (incluyendo @gmail.com o el dominio en caso de que sea una cuenta de Google Apps).

Si se quieren descargar por POP los mensajes en dos equipos, en el nombre de usuario hay que poner recent:dirección de la cuenta (es otra de esas particularidades de Gmail).

Contraseña: la de la cuenta.

  1. Ordenar los correos de Gmail por tamaño y borrar los más grandes

Si en la cuenta hay cientos de miles de correos (como ocurría en mi caso) y si no quiero borrarlos todos, lo que tiene más sentido es eliminar los que mayor tamaño tienen y, de esta manera, liberar la mayor cantidad de espacio prescindiendo de la menor cantidad posible de correos electrónicos.

Inexplicablemente, Gmail en su web no permite ordenar por tamaño del mensaje. Para hacerlo, hay que recurrir a un “truco” o recurso, con o que en este caso se pueden ordenar los correos electrónicos de Gmail por tamaño y así eliminar los que más ocupan (desde el cliente de correo escogido).

Ordenar los correos por tamaño en Gmail

Ordenar los correos por tamaño en Gmail

  1. Localizar los mensajes que más ocupan

La mejor manera de encontrar los correos electrónicos que más tamaño tienen en Gmail es el punto anterior, pero si no se quiere hacer así, otra alternativa es buscar por tamaños concretos. Para hacerlo, se debe abrir la página de Gmail e iniciar sesión y en la barra de búsqueda superior, localizar los mensajes, seleccionarlos todos (los que coincidan con la búsqueda) y borrarlos.

“Se seleccionan los 50 mensajes que hay en esta página. Seleccionar todos los mensajes que coincidan con esta búsqueda”

“Se han seleccionado todas las conversaciones de esta búsqueda. Borrar selección”

Para encontrar los correos de mayor tamaño, hay que usar estos comandos e introducirlos en el recuadro del buscador:

size: Sirve para buscar los mensajes de un tamaño superior (en bytes) al especificado.

Ejemplo: size:10m
Significado: todos los mensajes de 1 MB (10.000.000 bytes) o más. Es decir, es un mayor igual a.

Es importante indicar la “m” o de lo contrario interpretará que son bytes y no “megas”. También es posible indicar el tamaño en Kb, siendo la abreviatura K, con lo que entonces, los correos de más de 10 MB, se buscan con size:10000k.

GMail. Size: 10m

GMail. Size: 10m

larger:
smaller:

Sirven para buscar los mensajes mayores o menores (larger o smaller) que el tamaño especificado. Se pueden abreviar también por k y m como en el caso de size.

Ejemplo: larger:10m.
Con este comando busca los mensajes de 10.000.000 bytes o más de tamaño (como size). Con smaller es lo mismo pero busca los que sean menores.

Otra manera de localizar adjuntos pesados es buscar las extensiones de PowerPoint (PPT, PPTX), vídeos (AVI, MP4, MPG, etc.), archivos comprimidos (ZIP, RAR, 7z) en el buscador y eliminar los correos encontrados si tienen adjunto (se puede comprobar visualmente porque hay un clip).

  1. Borrar las notificaciones y suscripciones más frecuentes

Aunque ocupan poco, por experiencia se puede comprobar que muchos avisos y suscripciones que tenemos acaban ocupando requiriendo mucho sitio. Una manera muy buena de hacer sitio es borrarlas, si no se quieren volver a consultar.

Debes analizar qué servicios usas y analizar los patrones de los correos que mandan, algunas muy habituales son:

Buscando notify@twitter.com en la barra de Gmail, aparecen los correos de este tipo. No hay más que seleccionarlos todos y enviarlos a la papelera y después, vaciarla. En mi caso tenía 38.097 avisos que ocupaban algo más de 1 GB. No está nada mal.

Buscando notificaciones de Twitter

Buscando notificaciones de Twitter

  • Avisos de Facebook

Las notificaciones por correo electrónico de Facebook también suelen ser frecuentes. Para encontrarlas, hay que buscar @facebookmail.com.

Tras localizarlas, se seleccionan, envían a la papelera y luego se vacía ésta. En mi cuenta tenía unos 8.438 que ocupaban algo más de 300 MB.

  • Notificaciones de Google+

Google+ envía también bastantes correos electrónicos. Para localizarlos, hay que buscar @plus.google.com y eliminarlos como se ha descrito en los pasos anteriores.

Borrando los 6.878, liberé algo más de 200 MB.

  1. Eliminar los correos electrónicos más antiguos y otros en concreto

En caso de que no interese conservar emails anteriores a una cierta fecha, es posible seleccionarlos y borrarlos.

Para ello, hay que usar estos comandos en la barra de búsqueda:

  • after:aaaa/mm/dd
  • before:aaaa/mm/dd
  • older:aaaa/mm/dd
  • newer:aaaa/mm/dd

Sirven para encontrar los correos electrónicos enviados en un intervalo de tiempo concreto entre “older” o “after” (después de) y “before” o “newer” (antes de), siempre con el formato de fecha anglosajón de año, mes y día aaaa/mm/dd.

Ejemplo: after:2011/12/31 before:2012/01/31

Selecciona los emails enviados entre el 31 de enero de 2011 (desde las 12 am) hasta el 31 de enero de 2012.

Buscar correos en Gmail por fecha: before

Buscar correos en Gmail por fecha: before (anteriores al 1 de enero de 2012)

  • older_than:aaaa/mm/dd
  • newer_than:aaaa/mm/dd

Permiten buscar mensajes tomando como referencia la fecha de hoy, es decir: enviados hace más de (older) o en los últimos (newer) d, m o y (días, meses o años, respectivamente).

Ejemplo: newer_than:10d

Quiere decir que busque los correos enviados en los últimos diez días.

Se pueden combinar también entre ellos, por ejemplo:

Size:10m older_than:1y

Busca todos los correos de más de 10 MB que tengan más de un año.

Gmail: correos de más de 10 MB y mayores de un año

Gmail: correos de más de 10 MB y mayores de un año

No puedes enviar ni recibir correos porque no tienes espacio de almacenamientoOtras cadenas para búsqueda avanzada en Gmail que se pueden usar son:

  • From:cuenta@dominio.com: para buscar mails de una cierta persona que sabemos que no vamos a necesitar.
  • to:cuenta@dominio.com: para localizar los correos enviados a alguien en concreto.
  • subject:asunto: Permite buscar por el asunto del correo electrónico.
  • or permite añadir varias condiciones y que devuelva el resultado de cuando se cumple una condición u otra, por ejemplo from:Miguel or from:David devuelve los correos que sean de David o de Miguel.
  • sirve para excluir mensajes de la búsqueda. Por ejemplo correo –pepito busca todos los coreos electrónicos en la cuenta que tengan la palabra “correo” y que no contengan “Pepito”.
  • label: permite buscar los correos etiquetados bajo una cierta etiqueta.
  • has:attachment: lista los correos que contienen un adjunto (o más de uno). Por ejemplo from:Flor has:attachment busca los correos que sean de Flor que contengan un adjunto. El resto, no.
  • list: Sirve para buscar mensajes incluidos en listas de distribución.
  • is:chat: Sirve para buscar mensajes del chat (por si se quieren borrar).
  • circle: Permite buscar los mensajes enviados por algún miembro de un círculo de Google+.
    Ejemplo: circle:amigos
    Encuentra todos los mensajes enviados por los miembros del grupo “Amigos” de Google+.
  • has:circle: Permite encontrar todos los mensajes enviados por los miembros de tus círculos de Google+.
    Ejemplo:
    has:circle:
    Encuentra cualquier mensaje enviado por un miembro de cualquiera de tus círculos,

Conclusión

Ocupados 16 GB de 15 (107 %)En definitiva, como se puede comprobar, hay muchas maneras de encontrar ciertos correos de Gmail y eliminarlos para liberar espacio en disco y evitar e fatídico mensaje de que:

No puedes ni enviar ni recibir correos porque no tienes espacio de almacenamiento. Intenta desocupar algo de espacio o comprar más espacio.

Compartir en redes sociales

Pinterest

31 respuestas a ¿Gmail lleno? 7 ideas para liberar espacio que quizá no conozcas

Deja un comentario

Seguir a ChristianDvE en Twitter
 TwitterFacebookYouTubePinterestInstagramFeed
Periscope
Recibe por correo electrónico los nuevos contenidos para no perderte ninguno

Dirección de mail:

Sígueme (si quieres) también en Feedly
Archivos
Creative Commons
Los contenidos de este blog se encuentran bajo una Licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.