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10 trucos para Dropbox poco conocidos [Actualizado 08-2013]

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10 trucos para Dropbox poco conocidosDropbox sigue siendo la aplicación preferida por muchas personas para sincronizar archivos con la nube y tener, de esta manera, una copia de seguridad, a la vez que permite trabajar de manera colaborativa compartiendo carpetas.

Las principales características y funciones son por todos conocidas, si bien hay algunas opciones no tan populares que conviene saber para aprovechar al máximo esta gran herramienta, hoy en día prácticamente imprescindible, tal y como auguraba en este post de principios del año 2011.

Actualizado 17 de agosto de 2013: Cómo conseguir 1 GB adicional gratis (ver punto 6).

1. Compartir archivos y carpetas y enviarlos por correo electrónico

Compartir una carpeta en Dropbox

Compartir una carpeta en Dropbox (PC)

Una de las funciones más conocidas de Dropbox es la de compartir una carpeta con una o más personas. Para ello no hay más que hacer clic con el botón derecho sobre la carpeta > “compartir carpeta con…”. De esta manera, cuando los demás acepten la invitación (deben tener cuenta en este servicio), tendrán acceso simultáneo a la carpeta y cualquier modificación se propagará a todos los usuarios.

Si solamente se desea enviar un archivo (o carpeta) a una persona de manera puntual (tenga o no Dropbox), lo mejor es mandarle un enlace al mismo (en el PC, botón derecho sobre el fichero o carpeta > Compartir enlace a Dropbox, en los smartphones o tabletas hay que darle a “enviar” y luego enlace por mail (o Twitter, Facebook, etc.). Este hipervínculo se puede pegar en un correo electrónico y así el destinatario puede descargar sin problemas la información.

Las cuentas gratuitas tienen un límite de descarga de ficheros compartidos de esta última manera de 20 GB al día y las Pro (de pago) de 200 GB. En caso de exceder este volumen, Dropbox bloquea temporalmente el servicio de descarga de enlaces externos, el resto sigue funcionando con normalidad. Por tanto, es mejor no abusar, aunque los 20 GB de la cuenta básica deberían dar para bastante.

Por cierto que hasta hace no demasiado, las cuentas tenían una carpeta llamada Public que era precisamente para ubicar archivos a compartir de esta manera. Las más recientes ya no la tienen y es porque, con el procedimiento descrito aquí, se puede enviar cualquier archivo alojado en Dropbox esté donde esté.

2. Galerías de fotos

Compartir una carpeta o fichero en Dropbox (usando la app del iPad)

Compartir usando la app del iPad

A pesar de la utilización masiva de las redes sociales como Facebook, Instagram, etc. para compartir fotos, en muchos casos no podemos (o no queremos enviar) a estas plataformas algunas imágenes que, por otra parte, deseamos compartir con otras personas. Dropbox permite crear galerías de imágenes de manera muy sencilla. Hay que ir (en el ordenador) a la carpeta donde están las fotos (que debe estar dentro de las carpetas de Dropbox) y, tal y como se describe en el punto anterior, botón derecho > Compartir enlace a Dropbox y pegar la dirección generada en un correo electrónico, etc. El destinatario verá una galería de fotos sin complicaciones.

3. Comprobar el registro de eventos (seguridad)

Todos los eventos que tengan relación con la cuenta de Dropbox o sus contenidos quedan reflejados en un registro, proporcionando una cronología de todo lo que ocurrió desde el principio de los tiempos y se puede consultar en este enlace (es necesario iniciar sesión).

Es especialmente interesante cuando se quiere, por ejemplo, comprobar quién modificó (o borró) un cierto fichero en el caso de tener carpetas compartidas.

4. Ajustes de seguridad (por ejemplo para localizar un ordenador robado)

El apartado de los ajustes de seguridad aporta información muy valiosa sobre las últimas conexiones, incluyendo el tipo de terminal empleado (iPhone, iPad, tableta o teléfono con Android, Windows Phone, etc.), país e incluso dirección IP. Para verla, no hay más que ubicar el cursor sobre la letra i de información.

En el desafortunado caso de que roben el ordenador, en el momento en que se vuelva a conectar a Internet (y con él el Dropbox), quedará registrada la IP actual y a través de ella se podrá localizar (a través de la correspondiente denuncia en la Policía) con bastante precisión el actual “propietario”. Una razón más para tenerlo siempre activado. Conozco el caso de una persona que encontró con este procedimiento dónde estaba su portátil robado.

Ajustes de seguridad, incluyendo los equipos que han usado la cuenta (IPs incluidas)

Ajustes de seguridad, incluyendo los equipos que han usado la cuenta (IPs incluidas)

En este apartado es posible activar la verificación en dos pasos para mejorar la seguridad. Cada vez que se inicie sesión en el sitio web de Dropbox o se vincule un nuevo dispositivo, se deberá especificar la contraseña y un código de seguridad que se enviará al móvil.

Verificación en dos pasos de Dropbox

Verificación en dos pasos de Dropbox

También se pueden configurar las notificaciones, de tal manera que cada vez que se asocie un dispositivo o una aplicación a la cuenta, me llegue un aviso.

En la parte inferior de la página es posible ver las sesiones web abiertas (con la correspondiente IP) e incluso cerrarlas a distancia (por si nos las hemos dejado abiertas en un equipo al que ya no tenemos acceso físico).

Sesiones web de Dropbox y opción para cerrarlas a distancia

Sesiones web de Dropbox y opción para cerrarlas a distancia

5. Marcar ficheros como favoritos para consultarlos offline

Marcar un fichero como favorito (app de iPhone)

Marcar un fichero como favorito (app de iPhone)

En el ordenador, Dropbox siempre mantiene todos los archivos y, cuando hay cambios, los sincroniza con su “nube”. Cuando se accede a las diferentes carpetas desde el Smartphone o tableta, es necesario tener Internet para poder descargarlos y visualizarlos. Si queremos que algunos de ellos estén disponibles aún sin red 3G o Wifi, no hay más que marcarlos como favoritos activando la “estrella”. Se descargarán al terminal y quedarán ahí almacenados para su consulta a pesar de que se esté totalmente desconectado de Internet (por ejemplo estando volando en un avión). En los ajustes de la app se puede configurar cuánto espacio, como máximo, dedica el móvil o tablet a estos datos (configurar caché).

6. Conseguir más espacio gratis de almacenamiento en Dropbox

La versión gratuita de Dropbox tiene 2 GB de capacidad. Más que suficiente para muchas tareas pero a medida que nos acostumbramos a usarlo, se queda corto. Además de pasar a una versión de pago, existen otras maneras de ampliar este límite (la mayoría, recogidas en este apartado de la web de Dropbox).

  • Hacer el tour en la web de Dropbox tras iniciar sesión (250 MB)
  • Recomendar a todo el mundo que se dé de alta en Dropbox (si no lo están ya) enviando una invitación. Por cada uno que lo haga y lo instale en el ordenador, se reciben 500 MB hasta un máximo de 16 GB (32 invitaciones).
  • Vincular la cuenta a las redes sociales (por unirla a Facebook dan 125 MB, a Twitter, 125 MB, por seguir a Dropbox en Twitter 125 MB y por contar por qué te gusta Dropbox otros 125 MB)
  • Estar atento a promociones (hace unos meses daban hasta 5 GB por subir fotos desde el móvil), de vez en cuando organizan eventos como el Dropquest, en el que, tras resolver unos acertijos, amplían gratuitamente la capacidad, etc.
  • En agosto de 2013: Dropbox ofrece 1 GB gratis a todas aquellas personas que enlacen la aplicación gratuita de correo electrónico Mailbox con su mail de Gmail (de momento solo para iPhone y iPad) con su cuenta de Dropbox (hace unos meses que Dropbox compró Mailbox). Para ello, no hay más que ir a la aplicación de Mailbox y en ajustes > vincularlo a Dropbox. Automáticamente concede 1 GB adicional. Después, incluso se puede desinstalar.
Vincular Dropbox y Mailbox

Vincular Dropbox y Mailbox

Encontrado vía iPhoneros.

7. Ver el menú “clásico” de Dropbox en el menú contextual del icono de la barra de tareas

En una de las últimas actualizaciones de la aplicación (la 2.0 creo recordar) cambiaron bastante la apariencia de este menú que se despliega desde el icono que está cerca de la hora en la barra de tareas. Como siempre, hay opiniones para todos los gustos (en el nuevo, por ejemplo, es muy fácil compartir los ficheros modificados más recientemente) pero, en mi opinión, el anterior era más funcional. Para poder verlo de nuevo, tengamos la versión que tengamos, no hay más que hacer clic sobre él manteniendo pulsada la tecla control (Ctrl en Windows) o Alt (en Mac).

Menú nuevo de Dropbox frente al antiguo

Menú nuevo de Dropbox frente al antiguo

8. Volver atrás en el tiempo

Ver versiones anteriores en Dropbox

Ver versiones anteriores en Dropbox

Cada vez que guardamos un fichero en alguna de las carpetas de Dropbox y éste lo sube a Internet, realmente estamos haciendo una copia de seguridad con posibilidad, incluso, de volver a restaurar cómo estaba el archivo hace un tiempo. Para acceder a esas versiones anteriores hay que darle al botón derecho (en el ordenador) sobre el fichero y “Ver versiones anteriores”. A continuación se abre la página web del servicio y ahí figuran las antiguas copias de seguridad ordenadas por fecha. A partir de ese punto, es cuestión de elegir la deseada y pedir que la recupere. Es posible también recuperar incluso ficheros borrados.

9. Consultar y revocar acceso a las aplicaciones con permiso para acceder a la cuenta de Dropbox

Existen aplicaciones (sobre todo para smartphones y tabletas) que se pueden integrar con la cuenta de Dropbox para trabajar con los archivos almacenados exactamente igual que si estuviesen almacenados en la memoria local del dispositivo. Para acceder a la cuenta de Dropbox es necesario que se les conceda el correspondiente permismo.

A través de esta página de Dropbox es posible consultar cuáles son esas aplicaciones autorizadas e incluso revocarles el permiso si sospechamos de ellas o simplemente ya no las vamos a utilizar.

Mis aplicaciones - Has permitido que estas aplicaciones accedan a tu cuenta de Dropbox.

Mis aplicaciones – Has permitido que estas aplicaciones accedan a tu cuenta de Dropbox.

10. Reducir el tamaño ocupado en el disco duro del ordenador

dropbox-cacheDropbox recurre distintos mecanismos para reducir la cantidad de información que debe enviar y recibir de Internet. Uno de ellos es la utilización de una caché local en el disco y su utilidad se puede ver fácilmente: Supongamos que borramos una gran cantidad de archivos (varios GB por ejemplo). Si decidimos volver a restaurarlos, el proceso de descarga de toda esa información desde los servidores llevaría mucho tiempo. Dropbox mantiene “ocultas” versiones de estos fichero de tal manera que si detecta que se quieren volver a cargar, los compara y si coinciden, se ahorra el proceso, ahorrando ancho de banda y tiempo.

La cuestión es que estas cachés ocupan espacio en disco y, en caso de necesitarlo, se puede recurrir a él (llegué a borrar más de 10 GB). No hay más que vaciar una carpeta oculta llamada .dropbox.cache (con un punto al principio). Según cómo esté configurado el sistema operativo del ordenador, puede que no sea visible y haya que cambiar las opciones para poder verla.

 

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