Netiqueta en el correo electrónico

El correo electrónico, comentado tantas veces en esta columna, ha cambiado definitivamente nuestra forma de comunicarnos, tanto a nivel personal como profesional y, en algunos casos, los resultados han sido peores de lo esperado, no por la tecnología sino por el contenido.

 Como en todo tipo de comunicado tanto personal como sobre todo profesional, hay una serie de normas a la hora de enviar mensajes por email que son tan importantes como las que deben regir una llamada a un cliente o una visita personal, por ejemplo.

Es importante matizar que con el correo electrónico el remitente no está presente cuando el destinatario lee el mensaje, por lo que no se puede evaluar la reacción del mismo modo que por teléfono o en persona. Además, después de pulsar el botón de envío, ya no hay marcha atrás ni se puede rectificar el texto, por lo que lo enviado debe ser correcto a la primera so pena de perder un amigo o posibilidades de negocio. A continuación se recogen de diferentes fuentes algunas recomendaciones básicas acerca de lo que se debe y no se debe hacer en un email:

• Cuando se comunique con alguien a quien no conoce, o con quien no tiene suficiente confianza, emplee un tono más bien formal; utilice la fórmula de saludo y el tratamiento adecuados.
• Utilice una línea de asunto clara que informe del contenido del mensaje.
• Exprese lo que tenga que comunicar, pero intentando ser breve y conciso.
• En caso de usar email con formato, utilice un tipo de letra y tamaño de lectura fácil (como por ejemplo Arial o Verdana tamaño 10).
• Evite en la medida de lo posible escribir en mayúsculas salvo para remarcar palabras puntuales. Las comunicaciones escritas en general y por Internet en particular carecen de la posibilidad de emplear diferentes entonaciones que puedan reflejar nuestro estado de ánimo. En Internet se emplean las mayúsculas para indicar las palabras que su autor quiere expresar gritando.
• Para reducir el riesgo de transmitir un virus, envíe mensajes de correo electrónico de texto sin formato y no adjunte archivos salvo casos estrictamente necesarios y siempre haciendo referencia a ellos en el texto. Mantenga actualizado el antivirus.
• Utilice una firma de correo electrónico o una tarjeta de visita electrónica en la que figuren sus datos de contacto, con un número de teléfono y el nombre de la empresa.
• Antes de enviar el mensaje, vuélvalo a leer con calma para comprobar si lo que pone es lo que debe y que no se nos ha escapado ningún error ortográfico o gramatical, que siempre dan muy mala imagen. No descarte usar un corrector ortográfico para más tranquilidad.
• Evite los chistes, comentarios informales o susceptibles de ser malinterpretados.
• Cuando reciba un email legítimo acuse siempre la recepción en un plazo no superior a 24 horas aunque no pueda dar una respuesta completa.
• Si no va a poder acceder al correo electrónico porque deba ausentarse durante más de 24 horas, utilice una respuesta automática e informe de su ausencia y de cuándo va a volver.

Como se puede observar, en la mayoría de los casos las formas en el email son cuestión de sentido común. Cuidando estos pequeños detalles, es muy posible que los mensajes transmitan la misma cortesía y respeto que una visita personal o por teléfono, lo que redundará en nuestro beneficio.