Excel: Cómo recuperar ficheros de no guardados (7 opciones)

¿Se puede recuperar un fichero de Excel no guardado tras cerrar el programa? La respuesta es sí en muchos casos, y es que a pesar de que Excel dispone de su propio sistema de autoguardado, es posible que, por error, cerremos un archivo de Excel sin haber salvado los últimos cambios debido a una acción manual (un despiste y en lugar de decir “Guardar” le damos a “No guardar”) o debido a un error inesperado en el programa, lo que incluye, por ejemplo, un corte en la alimentación eléctrica del PC. Me ha pasado en varias ocasiones.

Existen varias maneras de recuperar estos ficheros de Excel no guardados, igual que veíamos en un artículo anterior cómo recuperar ficheros de Word no guardados o perdidos.

Todas las maneras a las que haremos referencia en este artículo utilizan exclusivamente Microsoft Excel y nada más (salvo un programa adicional en el punto 7).

Excel: Cómo recuperar ficheros de no guardados

Método 1 para recuperar un fichero de Excel no guardado: abre o reinicia Excel para encontrar el documento recuperado

Es importante saber que si guardamos el fichero en OneDrive en una suscripción de Office 365 y la extensión del fichero es .xlsx, se habilita la opción de autoguardado en Excel, por lo que, para bien o para mal, cualquier cambio o modificación será inmediatamente guardada y enviada a la nube de Microsoft (aunque siempre se puede recurrir a versiones anteriores del archivo en OneDrive).

En este caso no hay opción a no darle a guardar, por lo que la única opción de cerrado incorrecto es por error del propio Excel u otras causas ajenas a él, como, por ejemplo, que haya un corte de corriente eléctrica.

Por tanto, en caso de que se haya producido un error del programa o un corte de corriente (u otro problema software o hardware), pulsando la combinación de teclas Ctrl + Alt + Supr se abre una pantalla desde la que se puede lanzar el Administrador de Tareas de Windows.

Cómo finalizar la tarea de Excel

Desde la pestaña “Procesos” puedes finalizar (seleccionarlo y hacer clic en “Finalizar tarea”) uno por uno todos los procesos que sean “Microsoft Excel”, “EXCEL.exe”, “Excel” o similares.

Eso sí, antes de hacerlo, asegúrate de que no contienen otros ficheros sin guardar para no extender el problema a más archivos.

Tras cerrar los procesos y volver a abrir Excel, es bastante probable que indique que hay ficheros no guardados que pueden ser recuperados (o, si está activada la opción de autoguardado en OneDrive, si se abre de nuevo el fichero, se podrá recuperar toda la información).

Recuperación de documentos no guardados

Si con esto no se soluciona, se puede pasar al método 2.

Método 2 para recuperar un fichero de Excel no guardado: buscar el documento original

1. Haz clic en el botón Inicio (el botón con el logotipo de Windows en la esquina inferior derecha), y comienza a escribir el nombre del documento directamente (Windows 10) o en el cuadro Iniciar búsqueda para empezar a buscar. Si no lo recuerda, puede poner *.xls o *.xlsx para que aparezcan todos los que tienen estas extensiones de fichero, respectivamente. Es recomendable ordenar por ejemplo por el campo fecha los resultados. Si en la lista de los resultados aparece el documento, solo hay que hacer doble clic sobre él para abrirlo.
2. Si la búsqueda no devuelve el fichero buscado o no es la última versión no guardada, hay que pasar al método 3.

Método 3 para recuperar un fichero de Excel no guardado: buscar archivos de copia de seguridad de Excel y autorrecuperación xlsb

Es posible configurar Microsoft Excel (opción que suele estar marcada por defecto) para que guarde siempre una copia de seguridad con extensión XLSB de manera automática.

¿Cómo activar la copia de seguridad de Excel?

Autorrecuperación: archivos de copia de seguridad de Excel para recuperar archivos no guardados

En Excel para Office 365, Excel 2019, Excel 2016 y Excel 2013: seleccionar Archivo > Opciones > Guardar > Guardar información de recuperación cada 10 minutos y también la opción “Conservar la última versión recuperada automáticamente cuando cierro sin guardar.

En la ruta indicada en el campo “Ubicación del archivo de autorrecuperación” se puede ver la carpeta donde se está guardando.

Si teníamos activada esta opción, no hay más que buscar el fichero con extensión XLSB:

1. Buscar la carpeta en la que guardó por última vez el archivo que falta.
2. Buscar archivos que tengan la extensión de nombre de archivo. xlsb e todo el equipo como se ha comentado en el método 2 pero buscando *.xlsb (y no *.xls o *.xlsx).

Si tras la búsqueda se localiza algún fichero con esta extensión, se puede comprobar por la fecha y la hora del archivo cuándo fue creado.

Suelen estar en la carpeta:

C:\Users\[nombre_del_usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\

Siendo [nombre_del_usuario] el nombre de usuario de Windows.

Y el nombre del fichero suele contener la palabra “Unsaved” (es decir, no guardado): Por ejemplo:

Blockchain-Evaluación-9558((Unsaved-307784973412510618)).xlsb

Puede ser que estén incluidos en carpetas o subcarpetas de esa ruta que indico.

Recuperar un fichero de Excel no guardado: buscar archivos de copia de seguridad de Excel y autorrecuperación xlsb

Al darle a abrir cualquiera de esos ficheros con extensión xlsb (hoja de cálculo binaria de Microsoft Excel) se abren en Excel. En caso de que exista una versión más reciente del archivo, el propio Excel lo indica y, en ese caso, hay que elegir cuál de las dos versiones se desea mantener, si bien lo más recomendable es siempre guardar con otro nombre, por si acaso, el actual.

Método 4 para recuperar un fichero de Excel no guardado: buscar archivos no guardados

Este método es uno de los más efectivos y que me ha permitido en más ocasiones llegar a recuperar un fichero de Excel que se había guardado descartando los cambios.

Al abrir Excel, y de manera predeterminada, Excel, como se ha comentado ya antes, intenta localizar los ficheros de autorrecuperación para informar de la posible existencia de datos no guardados. Todos los que encuentra, aparecen en el panel de tareas de recuperación de documentos, pero que no aparezcan no quiere decir que no haya más en el disco duro del equipo.

Si no aparece el panel de recuperación o no está el fichero deseado, hay que proceder a buscar el archivo de manera manual. Para ello, hay que usar uno de los procedimientos siguientes, según corresponda a la versión de Excel que se está ejecutando.

Recuperar ficheros no guardados: recuperar ficheros

Excel para Office 365, Excel 2019, Excel 2016 y Excel 2013

1. • En el menú Archivo > Abrir > Examinar.
   • Si no aparece el documento en la lista, hay que seleccionar recuperar libros no guardados.

Normalmente, estos ficheros se encuentran en la carpeta C:\Users\[nombre del usuario]\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles

Si de esta manera el fichero sigue sin parecer, sigue habiendo esperanzas (lo digo con conocimiento de causa). El siguiente recurso siguiente es buscarlos a mano.

Hay que abrir el explorador de Windows e ir a la unidad c: (si es donde está instalado Windows) y en la esquina superior derecho (recuadro de búsqueda) teclear *.xlsb. Tras un rato buscando, deberían aparecer los que haya en el equipo.

Otra opción es hacerlo desde la consola de comandos, abriéndola y tecleando dir /s /a *.xlsb. Según los resultados obtenidos, hay que anotar la ruta en la que se encuentran para abrirlos a continuación.

Si no encuentra ningún resultado, hay que pasar al método 5.

Método 5 para recuperar un fichero de Excel no guardado: buscar archivos temporales

Excel guarda en ocasiones archivos temporales con la extensión .tmp.

Para localizar estos ficheros, hay que abrir el explorador de Windows e ir a la unidad c: (si es donde está instalado Windows) y en la esquina superior derecho (recuadro de búsqueda) teclear *.tmp. Tras un rato buscando, deberían aparecer los que haya en el equipo.

Hay que tener en cuenta que la extensión .tmp no es exclusiva de Excel, por lo que es posible que haya más de otras aplicaciones. Por la fecha y hora y ubicación se puede intentar averiguar si está el que contiene la información que se intenta recuperar del Excel que se cerró sin guardar.

Método 6 para recuperar un fichero de Excel no guardado: buscar ficheros que empiecen por ~

Excel guarda a veces archivos temporales Excel con un nombre que empieza por ~.

Para encontrar estos ficheros, hay que abrir el explorador de Windows e ir a la unidad c: (si es donde está instalado Windows) y en la esquina superior derecho (recuadro de búsqueda) teclear ~. Tras un rato buscando, deberían aparecer los que se encuentren en el equipo.

Para teclear ~ se puede dejar pulsada la tecla alt y, sin soltarla y teniendo el teclado numérico activado, pulsar las teclas 0, 1, 2 y 6 (y soltar la tecla alt).

Por la fecha y hora y ubicación se puede intentar averiguar si está el que contiene la información que se intenta recuperar del Excel que se cerró sin guardar.

Método 7 para recuperar un fichero de Excel no guardado: buscar entre los ficheros borrados alguno de los que contenga la información de autorrecuperación

Este método 7 ya es para casos más “desesperados” en los que se quiere recuperar un fichero de Excel no guardado y en el que con los anteriores (lo habitual en los casos que he gestionado es quedarse en el método 5) no se han obtenido resultados satisfactorios.

Photorec para recuperar ficheros no guardados de Excel

En este caso, el método pasa por intentar recuperar los ficheros de autorrecuperación o temporales borrados del disco duro, y para ello se puede recurrir y seguir los pasos indicados en PhotoRec: cómo recuperar ficheros del disco duro o incluso de la memoria, pero en lugar de buscar fotos, localizar ficheros .xls, .xlsx, .xlsb, .tmp o ~.

Como el disco duro del equipo está continuamente trabajando, es posible que los datos de un fichero borrado sean sobrescritos por otro, pero siempre queda el recurso de intentar usar PhotoRec para ver si encuentra algo. Evidentemente, los ficheros que recupere es muy recomendable que se guarden, conforme se van encontrando, en una memoria USB externa.

Una vez localizados los ficheros .xlsb o .xlsx o temporales (.tmp o ~), se debe proceder como se explica en los diferentes apartados del texto para intentar recuperar archivos de Excel no guardados.