PowerPoint: cómo numerar diapositivas no ocultas automáticamente (y gratis)

¿Se pueden volver a numerar las diapositivas/slides de PowerPoint sin que cuente las ocultas? Sí. Es posible numerar automáticamente en PowerPoint las diapositivas que no están ocultas y que, a la hora de hacer la presentación, no las muestre y tampoco las tenga en cuenta en el número de página, y es bastante fácil de hacer.

¿Cómo hacer que PowerPoint no tenga en cuenta las diapositivas ocultas cuando numera las páginas? Aquí lo explico paso a paso y funciona, ya que lo uso en mis cursos y conferencias.

PowerPoint: cómo numerar diapositivas no ocultas automáticamente (y gratis)

PowerPoint: cómo numerar diapositivas no ocultas automáticamente (y gratis)

Cómo numerar las diapositivas de PowerPoint sin tener en cuenta las ocultas (gratis)

Seguro que, si has hecho alguna vez una presentación en PowerPoint, habrás ocultado alguna diapositiva o slide porque no la quieres mostrar, dudas si te dará a tiempo o quieres hacer una presentación que dure menos que otra ya expuesta. Para eso se puede, evidentemente, borrar las diapositivas que sobran, pero luego es más complicado recuperar la presentación original.

Otra alternativa es, evidentemente, no poner los números de página en PowerPoint (en insertar > encabezado y pie de página > Número de página). Es, desde luego, la solución más fácil, pero si la presentación tiene una duración larga y se va a entregar como documentación a los asistentes de una clase, por ejemplo, ya es más que recomendable insertar los números de página.

Insertar números de página en las diapositivas de PowerPoint

Insertar números de página en las diapositivas de PowerPoint

Personalmente, incluso en charlas o conferencias de corta duración, me gusta ver el número de diapositiva en todo momento.

Otra alternativa existente para solucionar esto es crear una presentación personalizada en PowerPoint, en la pestaña de “Presentación con diapositivas” > Presentación personaliza > Nueva > y ahí escoger solo algunas diapositivas y no todas. De esta manera no hay que borrar diapositivas ni ocultarlas para hacer una presentación más corta, pero, al iniciar la presentación, los números de las slides no serán continuos otra vez.

Presentación personalizada de PowerPoint

Presentación personalizada de PowerPoint

Con el “truco” que explico en este artículo, que no es más que crear una sencilla macro por programación que vuelva a paginar las diapositivas sin contar las ocultas, este problema se soluciona de manera sencilla. Lo único que hay que hacer es ocultar las diapositivas deseadas, ejecutar la macro y los números de diapositiva de las que no están ocultas serán consecutivos.

El proceso completo, está explicado en vídeo para numerar diapositivas no ocultas de PowerPoint automáticamente.

¿Cómo es el proceso exacto para numerar las diapositivas de PowerPoint sin que cuente las ocultas?

En primer lugar, hay que acceder a la pestaña “Vista” en el fichero de PowerPoint con el que estás trabajando, y ahí, al botón “Macros”.

Aparece una ventana como esta:

Pestaña Vista > Macros en PowerPoint

Pestaña Vista > Macros en PowerPoint

En el campo “nombre de la macro” introduce un nombre identificativo de su funcionalidad, por ejemplo: renumerar_diapositivas_no_ocultas_christiandve.

Crear macro para renumerar diapositvas no ocultas en PowerPoint

Crear macro para renumerar diapositvas no ocultas en PowerPoint

Pulsa el botón “Crear”. Se abre una pantalla como la siguiente con códigos y apartados, pero no te preocupes: solo hay que copiar y pegar lo que indico.

Una vez abierto, selecciona todo el texto que hay en esa ventana y sustitúyelo por este (en cursiva). Si no te funciona, prueba a descargar este fichero y copiar y pegar el código desde ahí Código PowerPoint renumerar páginas.

‘ Código para renumerar diapositivas no ocultas sin tenerlas en cuenta

‘ ChristianDvE – 2020 www.christiandve.com

‘ Instrucciones completas paso a paso en https://www.christiandve.com/2020/06/powerpoint-numerar-diapositivas-no-ocultas-automaticamente/

Sub renumerar_diapositivas_no_ocultas_christiandve()

Dim diapo As Slide

Dim christiandve As Shape

Dim contador As Long

contador = -1

For Each diapo In ActivePresentation.Slides

If diapo.SlideShowTransition.Hidden Then

    diapo.HeadersFooters.SlideNumber.Visible = False

Else

    diapo.HeadersFooters.SlideNumber.Visible = True

    Set christiandve = numeroDiapo(diapo)

    contador = contador + 1

    If Not christiandve Is Nothing Then

        christiandve.TextFrame.TextRange = CStr(contador + 1)

    End If

End If

Next diapo

End Sub

Function numeroDiapo(diapoactual As Slide) As Shape

    For Each numeroDiapo In diapoactual.Shapes

    If numeroDiapo.Type = msoPlaceholder Then

        If numeroDiapo.PlaceholderFormat.Type = ppPlaceholderSlideNumber Then

        Exit Function

    End If

    End If

Next numeroDiapo

End Function

Cierra esa ventana “Microsoft Visual Basic para Aplicaciones”. No te pedirá que grabes ni nada especial.

Macro para numerar las páginas no ocultas de PowerPoint

Macro para numerar las páginas no ocultas de PowerPoint

Ahora hay que guardar el documento de PowerPoint. Si no es una presentación nueva de PowerPoint, al darle a guardar aparecerá un mensaje como este: “Las características siguientes no se pueden guardar en presentaciones sin macros: * Proyecto de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Para guardar un archivo con estas características, haga clic en No para volver al cuadro de diálogo Guardar como y, a continuación, elija un tipo de archivo habilitado para macros en la lista Guardar como tipo.

¿Desea continuar y guardar el archivo como presentación sin macros?”

Las características siguientes no se pueden guardar en presentaciones sin macros: * Proyecto de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Para guardar un archivo con estas características, haga clic en No para volver al cuadro de diálogo Guardar como y, a continuación, elija un tipo de archivo habilitado para macros en la lista Guardar como tipo. ¿Desea continuar y guardar el archivo como presentación sin macros?

Las características siguientes no se pueden guardar en presentaciones sin macros: * Proyecto de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Para guardar un archivo con estas características, haga clic en No para volver al cuadro de diálogo Guardar como y, a continuación, elija un tipo de archivo habilitado para macros en la lista Guardar como tipo.
¿Desea continuar y guardar el archivo como presentación sin macros?

Hay que contestar NO y, como indican las instrucciones, en el cuadro de diálogo que se abre, escoger en el desplegable “Presentación de PowerPoint habilitada para macros (pptm)».

Presentación de PowerPoint habilitada para macros (pptm)

Presentación de PowerPoint habilitada para macros (pptm)

Esto debe ser así para poder guardar el código de la macro que va a renumerar las diapositivas. Es importante señalar que lo que va a hacer es guardar con otra extensión el mismo fichero que se tenía antes con la presentación, pero en este caso tendrá la capacidad, como veremos en breve, de renumerar las diapositivas descontando las ocultas.

Una vez hechos estos pasos, ya podemos utilizar el documento de PowerPoint normalmente, añadiendo contenidos, diapositivas, ocultando algunas o desactivando la opción de ocultar slide.

Cuando esté la presentación lista para ser expuesta y, aunque haya diapositivas ocultas entre las que se van a presentar (no habrá ningún problema), habrá que renumerar automáticamente las páginas.

Parto del hecho obvio de que se incluyen los números de página en cada diapositiva (en insertar > encabezado y pie de página > Número de página).

Lo único que hay que hacer es ir a la pestaña Vista > Macros > haz clic sobre el nombre de la macro renumerar_diapositivas_no_ocultas_christiandve y al botón “Ejecutar”. En pocos segundos se habrán vuelto a numerar las páginas sin tener en cuenta aquellas que están ocultas.

Ejecutar la macro para numerar las diapositivas automáticamente en PowerPoint

Ejecutar la macro para numerar las diapositivas automáticamente en PowerPoint

Al lanzar la presentación, se verán las diapositivas visibles, las ocultas no se verán y, en todo momento, los números de página serán correctos. Cualquier adición o eliminación de diapositivas puede conllevar tener que repetir la ejecución de la macro para asegurarse de que todo está correctamente numerado.

Como se puede ver, es un proceso que conlleva ciertos pasos pero es muy fácil de poner en marcha y ejecutar la macro para volver a numerar las páginas de PowerPoint teniendo en cuenta las ocultas.

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