¿Qué es la factura electrónica? Situación en España. La casa por el tejado

Una factura es un documento que acredita de una adquisición de un producto o servicio. Una factura electrónica es el equivalente informático de este justificante.

Aunque hace ya mucho tiempo que, gracias a los avances tecnológicos, es posible técnicamente generar e intercambiar facturas en este formato, han sido necesarias ciertas adaptaciones normativas para que tuvieran validez legal.

Tales han sido los avances que el pasado 15 de enero esta manera de facturar se ha impuesto como, en teoría, obligatoria para las operaciones con la Administración pública en España.

Para que una factura electrónica sea válida es fundamental que el receptor la acepte, dando su consentimiento.

Las facturas, independientemente de su formato y según la reglamentación actual, deben poder ser leídas por el destinatario, se debe garantizar su autenticidad (es decir, poder comprobar que su emisor es realmente quien dice ser) y la integridad de sus contenidos (en otras palabras, que no ha sido modificada indebidamente). En el caso de la versión electrónica, estos requisitos se pueden cumplir mediante las firmas electrónicas y otros certificados.

¿Qué es la factura electrónica?

¿Qué es una factura electrónica?

Al pensar en una factura electrónica, lo primero que viene a la mente es un fichero en PDF o una imagen, por ejemplo, con la factura “normal” (léase, en papel) escaneada. Aunque es correcto, el inconveniente que tienen estos documentos es que para su procesamiento por parte del receptor, es necesario que una persona la abra, lea e introduzca (manualmente) en el sistema gestión de facturas los datos que figuran en ella. También es importante destacar que las facturas en este formato carecen de la validez legal necesaria, ya que no cumplen los tres requisitos anteriormente citados.

Facturación electrónica

Facturación electrónica

Existe otra variante: las facturas electrónicas con formato estructurado, en el que la información sobre importes, fecha de factura, conceptos, base imponible, tipo de IVA, etc. están almacenados en ciertos campos de un archivo informático (que constituye la factura en sí), lo que permite que no solo sea muy fácil generarlas automáticamente sino también tramitarlas por parte del destinatario del documento, sin apenas intervención humana. Para este segundo tipo hay distintos formatos estructurados en XML –extended markup language– (como UBL, Facturae y otros), etc.

Los inconvenientes de la facturación electrónica, en particular del formato estructurado, están relacionados con la tecnología: es necesario que las empresas y profesionales cuenten con las aplicaciones informáticas necesarias para generar estos archivos por una parte, que las administraciones y las compañías cuenten con medios para recibir y gestionar las facturas recibidas y que los formatos intercambiados sean compatibles. La falta de estándares aceptados por todos los actores relacionados con la facturación electrónica supone muchos quebraderos de cabeza y, sobre todo, costes y complicaciones adicionales.

DigitalTambién hay que señalar que adecuar los sistemas informáticos existentes en las empresas y administraciones, tanto para la emisión como para la recepción de facturas (aunque la Administración proporciona una herramienta básica), supone un desembolso económico a mayores que en algunos casos puede ser importante.

Por otra parte, las ventajas son innegables: menos errores humanos a la hora de introducir los datos, reducción de costes a medio y largo plazo (gastos de envío postal, espacio de almacenamiento, mejora de la protección del medio ambiente, etc.), optimización de los procesos administrativos (para poder cumplir por ejemplo los plazos legales de pago) , etc.

Situación actual en España y futuras mejoras

A día de hoy, cualquier empresa que desee facturar (y cobrar) algo a la Administración pública en España (aunque hay excepciones) debe generar un documento electrónico estructurado acorde a un cierto formato y presentarlo en un punto de entrada único telemáticamente a través de Internet, si bien se permite que cada administración tenga el suyo propio, como de hecho ocurre, y los formatos de ficheros no son exactamente iguales..

Facturación electrónica

Facturación electrónica y firma digital

Según me comenta un especialista en este campo, aún semanas después de la entrada en vigor de la obligatoriedad de esta factura electrónica, algunas Administraciones públicas todavía no tienen plenamente operativas sus plataformas para recibir los documentos (o dan error) y siguen pidiéndolas en papel o escaneadas (lo que no tiene ninguna validez).

En otros casos, el personal administrativo todavía no ha sido debidamente formado y siguen sin saber muy bien en qué consiste el proceso. En definitiva, son los efectos colaterales de los avances tecnológicos y es cuestión de tiempo que se normalicen y se convierta en algo habitual y positivo para la sociedad.

Otras cuestiones que quedan por resolver son, por ejemplo, cómo tener fehacientemente una constatación que una factura se ha presentado (es necesario un sistema de notificaciones nuevo y que, llegado el caso, permita reclamar un pago de manera similar a un costoso burofax), qué ocurre si los documentos se firman con certificados digitales oficiales válidos pero no reconocidos por la otra parte (en España hay varias entidades públicas y privadas que los expiden, siendo el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre el más utilizado) o cómo controlar los albaranes electrónicos y no solo las facturas.

Otra dificultad por solventar es qué ocurre si una entidad pierde sus facturas por un problema informático o la parte receptora niega haberla recibido o dice que fue en otra fecha: para eso, a partir del 2016, aparecerán unas entidades denominadas terceras partes de confianza que podrán ser las depositarias de los documentos electrónicos y garantizar así su supervivencia y que se han generado y enviado.

Futuro de la factura electrónica

DineroEstoy convencido de que en unos años, menos de los que pensamos, la Agencia Tributaria acabará imponiendo como obligatoria la factura electrónica a todos en todos los casos. De esta manera se reducirá en gran medida el fraude fiscal ya que todo pasará a estar supervisado informáticamente (facturas de ingresos y de gastos). Muchas de las declaraciones e informaciones que hoy en día deben presentar las empresas (IVA devengado y repercutido, etc.) serán prácticamente automáticas, si bien hasta que llegue ese momento el grado de informatización de las empresas debe seguir aumentando.

Es casi seguro que los más “espabilados” seguirán encontrando maneras de defraudar a Hacienda y, en el fondo, a todos nosotros, los contribuyentes, ya que entre todos debemos pagar más para compensar lo que se deja de ingresar, pero lo que está claro es que cada día lo van a tener más complicado. Mejor para todos.

Publicado en la Revista Aproin.

Fotos Shutterstock: 1, 2, 3, 4, 5.

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